Procedura Whistleblowing

Harmont & Blaine S.p.A. (la “Società”) ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità come riportato nella Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
La Procedura è indirizzata, pertanto, ai dipendenti e collaboratori della Società nonché agli altri soggetti che interagiscono con la Società, che intendano segnalare eventuali violazioni rilevanti ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza in qualsiasi momento, nell’ambito del loro rapporto con la Società, attuale o passato.
La Società incoraggia a formulare segnalazioni in buona fede e non ammette segnalazioni false e/o infondate. Inoltre, i canali di comunicazione qui richiamati non sono rivolti alla presentazione di reclami e/o a richieste di informazioni su garanzie e/o prodotti.

I CANALI DI COMUNICAZIONE E L’OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI


Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali.

Canali di segnalazione interni:


• Mediante la posta cartacea presso Harmont & Blaine S.p.A. Strada Statale 87 km.16,460 zona a.s.i - 80023, Caivano (NA), Italia. È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni” specificando il ruolo ricoperto dallo stesso:
- all’Organismo di Vigilanza di Harmont&Blaine.

In caso di conflitto di interessi:
- alla Funzione Legal & Compliance di Harmont & Blaine.

• Mediante incontro orale da organizzare:
- con l’Organismo di Vigilanza di Harmont&Blaine; incontro da fissare tramite e- mail al seguente indirizzo: organismodivigilanza@harmontblaine.com

In caso di conflitto di interessi:
- con la Funzione Legal & Compliance di Harmont&Blaine; incontro da fissare tramite e- mail al seguente indirizzo: legal@pec.harmontblaine.it


In circostanze particolari la segnalazione può essere effettuata attraverso uno dei canali esterni che sono da utilizzare in via residuale e solo in presenza dei requisiti indicati nella procedura whistleblowing ai paragrafi 4.3 e 4.4.


La segnalazione può avere ad oggetto:


• Condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231;

• Illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi, tra l’altro, ai seguenti settori: relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;

• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

• Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.


GARANZIA DI ANONIMATO E DIVIETO DI ATTI DI RITORSIONE


La Società garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.
Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.
Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

SOGGETTI DEPUTATI ALLA RICEZIONE E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI


La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza (e nella Funzione Legal & Compliance in caso di conflitto di interessi).

TEMPISTICHE DI RISCONTRO


Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni.

MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI


Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

DOCUMENTI IMPLEMENTATI DA HARMONT & BLAINE S.p.A.


La Società ha implementato la documentazione richiesta dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023. A tal fine si allegano i seguenti documenti:
- Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
- Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta);
-Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.

La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.