Procedimiento de las denuncias de irregularidades

Harmont & Blaine S.L.U. (la "Empresa" o “Harmont&Blaine”) ha adoptado un sistema de gestión de las denuncias de irregularidades que prevé canales de comunicación específicos para recibir y gestionar las denuncias, también anónimas, de presuntas irregularidades, tal y como se establece en el Procedimiento para la gestión de las denuncias de irregularidades.
Por lo tanto, el Procedimiento está dirigido a los empleados y colaboradores de la Empresa, así como a otras personas que interactúen con la Empresa, que tienen la intención de informar de cualquier infracción relevante para el Procedimiento de la que tengan conocimiento en cualquier momento, dentro del ámbito de su relación con la Empresa, actual o pasada.
La Empresa fomenta la presentación de denuncias de buena fe y no acepta denuncias falsas y/o infundadas. Además, los canales de comunicación aquí mencionados no están destinados a la presentación de denuncias y/o solicitudes de información sobre garantías y/o productos de la Empresa.
Todas las denuncias deberán llegar a la persona designada por Harmont&Blaine como responsables del sistema de gestión de las denuncias (en adelante “el Responsable del Sistema interno”), el cuál será comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante “A.A.I.” en cumplimiento con la Ley 2/2023.

CANALES DE COMUNICACIÓN Y OBJETO DE LAS DENUNCIAS


Las denuncias deben enviarse a través de los siguientes canales.

Canales de información interna:


• Por correo en papel a en la tienda insignia de “Harmont & Blaine” situada en Calle Serrano, 14, 28001 Madrid (España) - reservado al Responsable del Sistema interno de Harmont&Blaine.
La denuncia debe introducirse en dos sobres cerrados: el primero con los datos de identidad del denunciante junto con una fotocopia del documento de identificación y la dirección elegida por el denunciante para la realización de comunicaciones por parte de la Empresa (salvo que la denuncia sea anónima); el segundo sobre con la Denuncia. Ambos se introducirán en un tercer sobre cerrado en cuyo exterior se indicará "Reservado para el Responsable del Sistema interno de Harmont&Blaine ".

En caso de conflicto de intereses:
- A Calle Conde de Aranda 24, 28001 (Madrid) reservado a Giménez Torres Abogados S.L.P. (Ignacio Guillén González).

• Mediante una reunión oral que se organizará, en el plazo máximo de siete (7) días desde la solicitud por parte del denunciante:
- con el Responsable del Sistema interno de Harmont&Blaine; reunión que se concertará por correo electrónico a la siguiente dirección: r.artero@harmontblaine.com

En caso de conflicto de intereses:
- con Giménez Torres Abogados S.L.P.; reunión a concertar por correo electrónico a la siguiente dirección: iguillen@gtyabogados.com

• Por E-mail a la siguiente dirección de correo electrónico: r.artero@harmontblaine.com
La denuncia debe enviarse a la dirección de correo electrónico aquí reflejada, incluyendo en el correo los datos de identidad del denunciante junto con una fotocopia del documento de identificación (salvo que la denuncia sea anónima) y el contenido de la denuncia. En el asunto del correo se debe indicar "Reservado para el Responsable del Sistema interno de Harmont&Blaine".

En caso de conflicto de intereses:
- A la siguiente dirección de correo electrónico: iguillen@gtyabogados.com

• Por teléfono al siguiente número: +34 655 562 456
En la llamada, se debe indicar primero los datos de identidad del denunciante (salvo que la denuncia sea anónima), el método elegido por el denunciante para la realización de comunicaciones por parte de la Empresa y el motivo de la llamada, procediendo el denunciante, una vez anotados estos datos, a informar sobre el contenido de la denuncia, de forma que pueda ser recogida por escrito o mediante grabación por parte del Responsable del Sistema interno de Harmont&Blaine.


En circunstancias particulares, la denuncia podrá realizarse a través de uno de los canales externos, que se utilizarán de conformidad con lo establecido en el procedimiento de denuncia en las secciones 4.3 y 4.4.


La denuncia puede referirse a:


• Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
1.º Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
2.º Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);
3.º Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

• Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica.


GARANTÍA DE ANONIMATO Y PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS


La empresa garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier otra información de la que pueda deducirse dicha identidad, directa o indirectamente.
Las personas denunciadas están protegidas tanto en lo que se refiere a la confidencialidad de las denuncias que les conciernen y de las investigaciones que se lleven a cabo, como en lo que se refiere a su protección frente a posibles represalias y/o denuncias difamatorias.
Así mismo, durante la tramitación del expediente, la persona afectada por la denuncia tendrá derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley, así como a la misma protección establecida para el denunciante, preservándose su identidad, garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento y protegiéndolo frente a posibles represalias y/o denuncias difamatorias.
Se prohíben expresamente los actos de represalia, vejatorios o discriminatorios, directos o indirectos, por motivos directa o indirectamente relacionados con la denuncia; dicha protección se garantiza al denunciante incluso cuando la denuncia, aunque infundada, se base en criterios de buena fe y razonabilidad.
Las infracciones del procedimiento y de sus disposiciones pueden ser objeto de sanciones disciplinarias.


PERSONAS ENCARGADAS DE RECIBIR Y TRAMITAR LAS DENUNCIAS


La gestión de los canales de información se confía al Responsable del Sistema interno identificado por Harmont&Blaine (y con Giménez Torres Abogados S.L.P en caso de conflicto de intereses).


MOMENTO DE LA INFORMACIÓN


Se enviará un acuse de recibo al denunciante en un plazo de 7 días a partir de la recepción de la denuncia.
En un plazo de tres meses a partir de la fecha del acuse de recibo, tras la realización por el Responsable del Sistema interno de una evaluación e investigación inicial sobre la validez o no de la denuncia, se acusará un nuevo recibo al denunciante sobre esta circunstancia, o en un plazo de seis meses, en el caso de que existan razones justificadas y fundadas para ampliar la evaluación e investigación inicial.
En el caso de la persona afectada, se le informará de la denuncia, así como de las acciones u omisiones que se le atribuyen, en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.


ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO DE DENUNCIAS


El período de conservación de los datos se fija en cinco años a partir de la conclusión del procedimiento de notificación, tal como se regula en el apartado 1 del artículo 14 del Decreto Legislativo 24 de 2023.


DOCUMENTO IMPLEMENTADO POR HARMONT & BLAINE S.P.A.


La Empresa ha implementado la documentación exigida por el Reglamento UE n.º 679 de 2016 (denominado RGPD) y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. A tal efecto, se adjuntan los siguientes documentos:
- Información con arreglo al artículo 13 del RGPD en la que se explica el tratamiento de los datos del declarante (Información sobre el declarante);
- Información de conformidad con el artículo 14 del RGPD que explica el tratamiento de los datos de la persona afectada por las denuncias (Información sobre la persona afectada);
-Procedimiento de tramitación de las denuncias de irregularidades.

La Empresa ha designado a las personas autorizadas para recibir y hacer un seguimiento de las denuncias de conformidad con el artículo 29 del RGPD.